Tribunais mostram experiências na preservação de arquivos digitais*

A preservação da memória e do conhecimento gerado pelo Judiciário depende da implantação eficaz do Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) nos tribunais para gestão da grande massa de documentos digitais e de processos administrativos e judiciais. O RDC-Arq é o conjunto de soluções tecnológicas que permite aos tribunais armazenar documentos que precisam ser preservados, além de garantir acesso a eles durante o tempo que for necessário.

Durante o seminário “Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq): preservação e acesso aos documentos arquivísticos do Poder Judiciário”, realizado pelo Conselho Nacional da Justiça (CNJ) na quinta-feira (30/6), foram apresentadas as experiências mais avançadas de desenvolvimento e implantação das tecnologias arquivísticas no Judiciário.

A adoção de RDC-Arq pelos tribunais brasileiros foi determinada nas Resoluções CNJ n. 324/2020 e n. 408/2021. De acordo com a conselheira Salise Sanchotene, a importância das duas normas está na responsabilidade sobre a gestão dos documentos que tramitam no Judiciário e na relevância da atividade para a população, uma vez que assegura a preservação de memória e conhecimento.

Para a conselheira, que preside a Comissão Permanente de Gestão Documental e de Memória do Poder Judiciário, disseminar conhecimento entre os órgãos do Judiciário é o maior desafio da preservação digital, pois implica a convergência de diferentes saberes e das áreas técnicas dos tribunais. “A preservação digital envolve, no mínimo, as áreas de gestão documental, tecnologia da informação e a gestão estratégica e é um aspecto da atuação administrativa que decorre de direitos constitucionais do cidadão, de deveres legais do Judiciário e da obrigação regulamentar por parte dos tribunais.”

Experiências

A coordenadora dos Subcomitês de Preservação Digital do Comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), Anita Job Lubbe, informou o Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região (TRT4), onde atua, está no início da implantação do RDC-Arq. Ela conta que a experiência será replicada pelos demais tribunais regionais do trabalho de todo o país, além do Tribunal Superior do Trabalho (TST) e do Conselho Superior da Justiça do Trabalho (CSJT).

De acordo com o diretor da Secretaria da Informação e Comunicações do TRT4, André Soares Farias, anualmente são encerrados cerca de três milhões de processos na Justiça do Trabalho. “Esse volume precisa passar por gestão adequada e armazenada em repositório digital confiável, o que é um grande desafio.”

O Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios (TJDFT) está desenvolvendo uma solução que vai permitir a integração do RDC-Arq ao Processo Judicial Eletrônico (PJe), plataforma de tramitação eletrônica de ações judiciais atualmente utilizada por 75 dos 91 tribunais. O coordenador de Tratamento e Destinação Documental do TJDFT, Cristiano Menezes Alvares, e o servidor Daniel Monteiro explicaram a automação dos procedimentos de cálculo do tempo de preservação de processos judiciais, conforme as normas de temporalidade definidas pelo CNJ. Eles detalharam a análise pela qual os processos passam para ganhar o selo histórico e ser guardado permanentemente.

A experiência de guarda permanente de arquivos e documentos do Arquivo Nacional foi objeto da apresentação do coordenador de Tecnologia da Informação do órgão, Maximiliano de Faria. Criado em 1838, guarda aproximadamente 30 milhões de documentos que, em formato de arquivos digitais, ocupam cerca de 350 terabytes.

Como a gestão desse acervo, um dos maiores acervos de documentos de guarda permanente do país, era feita por meio de um software antigo, desenvolvido na primeira década dos anos 2000, o Arquivo Nacional atualmente realiza a migração do acervo para o RDC-Arq, uma solução efetivamente digital, com maior capacidade de processamento e, de acordo com os testes já realizados, três vezes mais rápido que a solução anterior. “Até o fim de 2021, já migramos mais de cinco milhões de documentos, ou 20 terabytes. São objetos digitais pesados, como mapas históricos, com tamanho mínimo de 100 megabytes, e de processamento custoso”, afirmou Faria.

Transformação digital

Com a tramitação de um crescente número de processos judiciais em formato eletrônico ao longo da última década, as plataformas de tramitação eletrônica de processos ganharam importância na Justiça. Os primeiros processos eletrônicos começaram a tramitar na primeira década dos anos 2000. Paralelamente cresceu a necessidade de uma gestão informatizada e sistêmica dos documentos digitais. Em 2009, o CNJ lançou os primeiros requisitos para os sistemas informatizados de gestão documental brasileira, que serão atualizados este ano.

Também em 2009, o CNJ instituiu o Proname, que ditava diretrizes para o recebimento, armazenamento e acesso a documentos digitais e autos de processos administrativos e judiciais. Dois anos depois, uma política judiciária de alcance nacional para a área foi instituída inicialmente com a edição da Recomendação CNJ n. 37/2011, que ganharia força normativa com a edição da Resolução CNJ n. 324/2020.

*Fonte: Agência CNJ de Notícias