Orientações para arquivamento/desarquivamento de documentos e processos

Responsabilidade pela guarda/custódia dos documentos:

O Arquivo é responsável pelas seguintes atividades, independentemente do documento ser produzido em meio analógico (“físico”) ou digital:

I - executar as atividades relativas ao recebimento, conferência, arquivamento, desarquivamento, empréstimo e devolução, de acordo com os métodos e as normas aplicáveis, dos documentos arquivísticos da Justiça Federal da 2ª Região, nas fases intermediária e permanente do ciclo vital dos documentos;

II - identificar, organizar, custodiar, recolher, preservar, descrever e dar acesso ao acervo arquivístico produzido e armazenado pelos respectivos Órgãos, respeitadas as fases do ciclo vital em que se encontram os documentos.

(Art. 16 da Resolução TRF2-RSP-2021/00060)

Orientações para arquivamento

1) Somente serão recebidos no Arquivo documentos classificados individualmente de acordo com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade vigentes:

a) Documentos e processos administrativos: Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da Justiça Federal (PCTT)

b) Processos judiciais: Sistema de Gestão de Tabelas Processuais Unificadas (SGT)

2) Deverão ser transferidos para o Arquivo somente documentos e processos administrativos e judiciais produzidos e recebidos pela Justiça Federal da 2ª Região, no exercício de suas atividades.

OBS: É vedada a transferência de material acautelado à unidade arquivística.

3) Deverão ser transferidos para o Arquivo somente documentos e processos administrativos e judiciais previamente analisados e classificados, que se enquadrem nos seguintes casos:

a) cujo prazo no arquivo corrente tiver sido cumprido e se houver prazo no arquivo intermediário (unidade arquivística) e/ou

b) se a destinação final for guarda permanente.

(Arts. 28 a 30 da Resolução TRF2-RSP-2021/00060)

4) Para o recolhimento ao Arquivo de documentos iconográficos (ex.: fotografias), cartográficos (ex.: mapas e plantas arquitetônicas), audiovisuais (ex.: vídeos), fonográficos (ex.: gravações de áudio), filmográficos (ex.: gravações de filmes), os originais destes documentos devem ser encaminhados ao arquivo permanente tão logo cesse o seu uso, sendo vedada a guarda nas unidades organizacionais.

(Arts. 31 e 73, § 5º da Resolução TRF2-RSP-2021/00060)

5) Somente deverão ser transferidos ou recolhidos à unidade arquivística os documentos administrativos e os processos judiciais ou administrativos findos com determinação de arquivamento pela autoridade competente.

(Art 30 da Resolução TRF2-RSP-2021/00060)

6) No caso do arquivamento de documentos analógicos (itens documentais ou dossiês), é necessário que:

I. Os documentos estejam com a temporalidade na fase intermediária ou após cumprimento do prazo de guarda, tenham a destinação final de guarda permanente;

II. os documentos sejam encaminhados após criação de processo no SEI do tipo “Documentação e Informação: Remessa de documentos físicos”, do qual deverá constar o formulário “Remessa de Documentos Administrativos ao Arquivo”, devidamente preenchido e assinado, e remetido para a lotação “T2-SETARQ”.

7) No caso de arquivamento de processos judiciais analógicos ou híbridos (parte analógica, parte digital), é necessário que:

I. Os processos com decisões transitadas em julgado serão definitivamente arquivados quando não necessitarem de diligência do juízo processante, da secretaria da unidade judiciária respectiva e de terceiros, conforme a "Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos".

II. Os processos sejam findos, e com determinação de arquivamento pela autoridade competente;

III. Os processos estejam com a temporalidade na fase intermediária ou após cumprimento do prazo de guarda, tenham a destinação final de guarda permanente;

IV. Os processos apensados também deverão ser movimentados no Sistema de Acompanhamento Processual e deverão ser arquivados com determinação de arquivamento.

V. Os processos estejam acompanhados do formulário “Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos";

VI. O processo analógico e seus apensos/anexos sejam encaminhados após criação de processo no SEI do tipo “Documentação e Informação: Remessa de documentos físicos”, do qual deverá constar o formulário “Remessa de Processos Judiciais ao Arquivo”, devidamente preenchido e assinado, e remetido para a lotação “T2-SETARQ”.

8) No caso de arquivamento de processos administrativos analógicos ou híbridos (parte analógica, parte digital), é necessário que:

I. Os processos sejam findos, e com determinação de arquivamento pela autoridade competente;

II. Os processos estejam com a temporalidade na fase intermediária ou após cumprimento do prazo de guarda, tenham a destinação final de guarda permanente;

III. Os processos híbridos tenham sua parte digital tramitada via SEI ao SETARQ, e sua parte analógica seja encaminhada ao Arquivo.