JFES realiza a gestão documental de mais de 20 mil autos de processos físicos

A Justiça Federal do Espírito Santo (JFES) realizou a gestão documental de mais de 20 mil autos de processo físicos baixados, resultando na separação de diversos documentos de guarda permanente, seja como guarda amostral, seja pela relevância de seu valor histórico, além de possibilitar o descarte, na tarde de ontem, 5 de agosto, de um grande volume de papeis. Foram cerca de 4 toneladas de caixas plásticas, capas de papel e documentos sem valor histórico e com prazo de guarda expirado, provenientes de processos arquivados e baixados que tramitaram fisicamente nos juizados especiais federais.

O material foi doado à Associação Banco Regional Ambiental Solidário (ABRASOL), que ficou responsável por sua fragmentação completa e encaminhamento para reciclagem, cumprindo regras de sigilo, confidencialidade e identificação de sua equipe durante a realização dos serviços. Cumpriu-se, outrossim, regra preconizada pelo CNJ que prioriza a doação do material para entidades que congregam catadores de materiais recicláveis.

A gestão do acervo físico do Arquivo também permite reduzir os riscos inerentes à guarda de tão grande volume de papel, reduzir o espaço total que o acervo ocupa atualmente no prédio sede, além de melhorar, ao fim e ao cabo, as próprias condições de guarda e manuseio do que é classificado como de guarda permanente.

A entrega dos documentos e a fragmentação foram acompanhadas pela diretora da Divisão de Apoio Judiciário (DAJ), Ana Carla Marques dos Santos, garantindo que as informações fossem descartadas de forma segura.

Antes de serem descartados, os documentos passaram pela análise da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD), da Seccional.

A CPAD foi instituída pela Portaria SEI SJES nº 33/2024. Presidida pelo juiz federal Ronald Kruger Rodor, a comissão reúne servidores das áreas de Arquivologia, Biblioteconomia, Direito, Administração, História e Sistemas de Informação, garantindo uma análise multidisciplinar sobre a gestão do acervo documental da Seccional.

Entre as atribuições da Comissão estão orientar e conduzir os processos de análise, avaliação e seleção de documentos, definir quais materiais devem ser preservados permanentemente e quais podem ser eliminados, aprovar editais e termos de eliminação, além de propor melhorias na política de gestão documental da Justiça Federal do Espírito Santo. Esse trabalho assegura a preservação dos documentos de valor histórico e institucional, ao mesmo tempo em que permite o descarte seguro daqueles cujo prazo legal de guarda já foi encerrado.